Mit KI zum ersten KMU Nachhaltigkeitsbericht

Warum ist ein freiwilliger Nachhaltigkeitsbericht für KMUs sinnvoll?

Trotz wirtschaftlicher Herausforderungen und politischer Unsicherheiten gewinnen Nachhaltigkeitsberichte zunehmend an Bedeutung. Nachhaltigkeit entwickelt sich zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor in vielen Branchen, denn die Erwartungen an Unternehmen, ihre Nachhaltigkeitsleistung transparent zu machen, steigen kontinuierlich. Dies betrifft nicht nur große Konzerne mit regulatorischen Berichtspflichten wie der CSRD. Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen vor Anforderungen durch Kundenanfragen, Kreditvergaben oder die Erwartungen der eigenen Mitarbeitenden und Partnerorganisationen. Bisher bedeutete dies für viele KMUs eine Flut individueller E-Mail-Anfragen und aufwendiger Fragebögen.

Der im Dezember 2024 veröffentlichte Voluntary Reporting Standard for SMEs (VSME) schafft hier erstmals eine praxisnahe und harmonisierte Lösung. Durch die EU-weite Standardisierung zentraler Nachhaltigkeitskennzahlen in einem Bericht werden Anfragen vereinheitlicht, was den bürokratischen Aufwand für KMUs erheblich reduziert.

Was beinhaltet der VSME Standard?

Der Standard ist in zwei Module gegliedert: Das Basis-Modul bietet eine einfache Grundlage, die optional mit dem Comprehensive Modul erweitert werden kann. Das Basis-Modul umfasst je nach Branche und Unternehmensgröße rund 65 Kennzahlen: 16 allgemeine Kennzahlen, 29 Umweltkennzahlen, 18 soziale Kennzahlen und 2 Kennzahlen im Bereich Governance. Im Gegensatz zur CSRD erfordert der VSME keine doppelte Wesentlichkeitsanalyse, wodurch der Berichtsprozess erheblich beschleunigt wird. Soziale Kennzahlen sind im VSME Basic auf die eigene Belegschaft begrenzt.

Viele der benötigten Daten für den VSME Nachhaltigkeitsbericht sind meist bereits in der Buchhaltungs- und HR-Software des Unternehmens vorhanden. Jedoch liegen diese noch nicht strukturiert genug vor, um die relevanten Kennzahlen direkt zu berechnen. Hier kommt der Einsatz von digitalen Tools und KI ins Spiel.

Vorteile eines KI-gestützten Ansatzes beim Verfassen eines VSME Nachhaltigkeitsberichts

Ein KI-gestützter Ansatz ermöglicht es KMUs, den Nachhaltigkeitsbericht mit minimalem manuellen Aufwand zu erstellen. Dies geschieht in vier aufeinander abgestimmten Schritten:

1. KI-basierte Datenerfassung: Die AnwenderIn kann Daten entweder per Drag & Drop oder über automatisierte Schnittstellen direkt aus den Quellsystemen hochladen. Mithilfe von KI-Modellen werden verschiedene Dokumente und Formate - darunter Rechnungen, Verträge, Excel-Tabellen, Sensor- und ERP-Daten - automatisch analysiert, relevante Informationen extrahiert und in ein standardisiertes Format überführt.
2. Automatische Berechnung der Nachhaltigkeitskennzahlen: Anhand der extrahierten Daten berechnet das System die erforderlichen Kennzahlen nach GHG-Protocol und nach Vorgaben der ESRS, sodass die Kennzahlen auch für berichtspflichtige Kunden als Grundlage für CSRD-Berichte verwendet werden können. Im Zuge der Berechnung werden zudem Inkonsistenzen und Lücken erkannt, um Datenqualitätsprobleme aufzuzeigen und das Vertrauen zu stärken.
3. Visuelle Darstellung der Daten: Die berechneten Kennzahlen werden in intuitiven Dashboards aufbereitet, sodass Unternehmen sowohl ihre Nachhaltigkeitsauswirkungen als auch die mit dem Ressourcenverbrauch verbundenen Kosten nachvollziehen können. Mit Echtzeit-Analysen lassen sich so Optimierungspotenziale identifizieren, um kostbare Ressourcen effizienter einzusetzen.
4. Vorausgefüllter VSME Nachhaltigkeitsbericht: Da die quantitativen Kennzahlen für den VSME bereits berechnet vorliegen, ist der Weg zum finalen Bericht kurz. Unternehmen müssen nur noch wenige qualitative Ergänzungen vornehmen, z.B. geplante Initiativen und Zielvorgaben zu nachhaltigem Wirtschaften. Der manuelle Aufwand für den Nachhaltigkeitsbericht wird so erheblich reduziert, wodurch Kapazitäten für die Planung und Umsetzung nachhaltiger Maßnahmen freigesetzt werden.

Ist der Software-basierte Ansatz einmal in Gang gesetzt, ist das Ziel der Nachhaltigkeitsberichterstattung nicht mehr ein jährlich erstelltes Dokument auf der Unternehmens-Webseite. Vielmehr dient das System als strategisches Werkzeug für laufende Analysen und datenbasierte Verbesserungen im Unternehmen.

Wie gelingt der Einstieg für KMUs nun am schnellsten?

Der respACT KMU-Leitfaden bietet einen ersten praktischen Einstieg, um sich mit den Anforderungen an KMUs vertraut zu machen und dann direkt in den VSME-Standard einzutauchen.

Das respACT-Mitglied Brevius hat im Rahmen des Respact-Mentoring Programms 2024 die erste automatisierte Lösung in Europa speziell für die Ausarbeitung des VSME entwickelt. Der automatische Prozess, wie oben beschrieben, wurde bereits in der Software umgesetzt und mit ersten Kunden erfolgreich getestet. Die daraus resultierenden Nachhaltigkeitsberichte werden in Kürze veröffentlicht. Zudem liegt der VSME-Standard in der Brevius-Software bereits in einer inoffiziellen deutschen Übersetzung vor.

Fazit

Der neue VSME Standard bietet KMUs eine einfache, aber erweiterbare Grundlage für die Nachhaltigkeitsberichterstattung. Mit digitalen KI-gestützten Tools wie Brevius wird die Umsetzung nicht nur effizienter, sondern auch wirtschaftlich vorteilhafter. So können KMUs Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit vereinen und langfristig wettbewerbsfähig bleiben.

Über den Autor:

Thomas Biasion ist Chief Product Officer und Geschäftsführer von Brevius, wo er Unternehmen dabei unterstützt, Nachhaltigkeitsberichte und Datenanalysen zu ökologischer, sozialer und unternehmerischer Nachhaltigkeit effizient zu erstellen. Seine technische Expertise in KI- und Cloud-Technologien hat er bei Google Cloud aufgebaut und zuvor bei Accenture Unternehmen bei der Implementierung von Datenplattformen begleitet. Seine Begeisterung für Nachhaltigkeit zeigt sich nicht nur in seiner beruflichen Tätigkeit, sondern auch in seinem Engagement als freiwilliger Projektleiter bei der NGO Ingenieur:innen ohne Grenzen Austria.

Über das Unternehmen:
Brevius macht Nachhaltigkeit für KMUs greifbar und zeigt zugleich die damit verbundenen Kostenstrukturen auf. Die Software erfasst automatisch Ressourcenverbräuche, analysiert Emissionen und bereitet relevante Kennzahlen verständlich auf. KI-gestützt verarbeitet die Software Rechnungen, Verträge und Excel-Listen und liefert präzise Analysen zu Energie, Wasser, Abfall, Biodiversität und sozialen Themen. VSME-konforme Berichte lassen sich mit wenigen Klicks erstellen.