Be prepared: Die Umsetzung von Entgelttransparenz

Gleicher Lohn für gleiche Arbeit”. Das Prinzip der Lohngleichheit besagt, dass Frauen und Männer den Anspruch auf gleiches Entgelt für gleiche bzw gleichwertige Arbeit haben. Was auf den ersten Blick simpel klingt, erweist sich in der Praxis als schwierig. In Österreich sind wir trotz der an sich klaren Rechtslage noch immer mit einem Gender Pay Gap von 11,6% (!) konfrontiert, der sich zu langsam schließt. Hier hakt die Entgelttransparenz-Richtlinie ein, die für Unternehmen weitreichende Transparenzpflichten regelt und die bis 7. Juni 2026 in der EU umzusetzen ist. Derzeit liegt in Österreich noch kein Gesetzesentwurf vor, dieser wird für die kommenden Wochen erwartet. Klar ist aber, dass Unternehmen nicht den Ablauf der Frist abwarten sollten, sondern sich jetzt schon auf die Umsetzung der Richlinie vorbereiten müssen.

Die Entgelttransparenz-Richtlinie verpflichtet Unternehmen zur Einführung transparenter Vergütungsstrukturen. Vor allem werden die Auskunfts-  und Informationsrechte der ArbN deutlich gestärkt:

Auskunftspflicht 

ArbG müssen ihren ArbN proaktiv Informationen über die Kriterien zur Festlegung ihres Entgelts, ihrer Entgelthöhen und ihrer Entgeltentwicklung geben und diese in leicht zugänglicher Weise zur Verfügung stellen, also Information zu dem „Warum“ und dem „Wie“ der generellen Entgeltgestaltung. ArbG müssen ihre Entgeltssysteme erklären können, insbesondere auch die Nutzung von (marktüblichen) Gehaltsbändern. Bei Unternehmen, die mehr als 50 ArbN beschäftigen, muss auch die Entgeltentwicklung erklärt werden, etwa eine Zeitvorrückung oder leistungsbezogene Vorrückungen. ArbG haben aber nicht nur über diese Vergütungsstrukturen zu informieren, die ArbG müssen die ArbN auch jährlich über ihr Auskunftsrecht informieren.

Informationsrecht

ArbN ist auf ihr Verlangen Auskunft über ihre individuelle Entgelthöhe, aber auch über die durchschnittlichen Entgelthöhen ihrer Vergleichsgruppe aufgeschlüsselt nach Geschlecht in schriftlicher Form zu geben. Dabei handelt es sich um ein „individualisiertes“ Informationsrecht. Die Vergleichsgruppe umfasst dabei alle ArbN, die gleiche Arbeit oder gleichwertige Arbeit verrichten – was in der Praxis der größte Knackpunkt ist. Die Antwort des Unternehmens hat innerhalb angemessener Zeit, jedenfalls aber binnen zwei Monaten zu erfolgen. Hier müssen Unternehmen also interne Prozesse einrichten, um dieses Auskunftsrecht bedienen zu können.

Weiter Entgeltbegriff

Der Begriff des Entgelts wird weit ausgelegt. Die Entgelttransparenz erfasst somit alle Vergütungen, die die ArbN aufgrund ihrer Beschäftigung von ihren ArbG unmittelbar oder mittelbar in bar oder in Sachleistung erhalten. Es betrifft daher nicht nur den laufenden Monatsbezug, sondern das gesamte Entgelt inklusive etwaiger ergänzender oder variabler Bestandteile wie Boni, Überstundenvergütung, oder Wohnungs- und Verpflegungszuschüsse.

Wie sieht ein richtlinienkonformes Entgeltsystem aus?

In einem ersten Schritt benötigen Unternehmen überhaupt einmal ein Vergütungssystem – ein Kollektivvertrag alleine reicht (meistens) nicht aus. Oftmals wird im überkollektivvertraglichen Bereich mit Gehaltsbändern gearbeitet, die aber – für sich genommen – nicht für eine transparente Entlohnung ausreichen: Marktkonforme Entlohnung ist nicht gleich transparentes Entgeltsystem.

In einem zweiten Schritt ist ein auf den Stellenprofilen aufbauendes Entgeltsystem notwendig. Die Richtlinie schreibt auch die Kriterien vor, anhand derer die Arbeit bewertet werden soll: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Arbeitsplätze sind zumindest an diesen Faktoren zu messen und zu bewerten – was aber nicht ausschließt, dass auch weitere Faktoren Berücksichtigung finden können. Wichtig ist, dass diese Faktoren gewichtet werden müssen, da sie nicht immer für eine bestimmte Position gleichermaßen relevant sein werden.

Unternehmen müssen daher gut wissen, was ihnen ein Arbeitsplatz wert ist – und warum.

Hier helfen konkrete Arbeitsplatzbeschreibungen, bzw. sind diese eigentlich unumgänglich, da sie auch die Vergleichbarkeit von Jobs ermöglichen. Wichtig ist dabei, dass auch nachvollziehbare Gewichtungen für die Bewertung von Arbeitsplätzen erfolgen.

Zusammengefasst:

• Die Bewertung der Arbeit, der Anforderungen am Arbeitsplatz - nicht der Person
• Die Beurteilung des Inhalts der Arbeit - nicht der Bezeichnung des Arbeitsplatzes
• Ein Aufschlüsseln des gesamten Arbeitsinhalts, der für einen Arbeitsplatz von Bedeutung ist.
• Die Beachtung von „unsichtbaren“ Arbeitsanforderungen, die bisher kaum erkannt und berücksichtigt wurden – vor allem im Zusammenhang mit typischen Frauenarbeitsplätzen.
• Die übergreifende Vergleichbarkeit der Bewertungen.

Was ist noch zu beachten?

Auch bei den Einkommensberichten wird es zu Änderungen kommen: Erstens müssen Unternehmen zukünftig mehr Informationen zur Verfügung stellen. Bislang konnte man beispielsweise entweder den Durchschnitts- oder den Meridianarbeitsentgelt anführen, zukünftig sind beide Werte anzuführen. Als Vergleichsgruppe hat man zweitens bislang auf die kollektivvertragliche oder betriebliche Verwendungsgruppe abgestellt. Zukünftig werden hier iaR engere Vergleichsgruppen zu bilden sein, nämlich ArbN die gleiche oder vergleichbare Tätigkeiten ausüben. Und schließlich wird drittens der Kreis der Adressaten für diese Einkommensberichte erweitert. Das heißt es geht nicht nur an Betriebsrat bzw ArbN, sondern auch eine externe Überwachungsstelle. Das heißt, die Informationen bleiben nicht mehr „betriebsintern“.

Fazit

Unternehmen müssen ihre Entgeltsysteme evaluieren und Prozesse aufsetzen, um den Auskunfts- und Informationspflichten nachkommen zu können. Es zahlt sich aus, hier vorbereitet zu sein: Wenn man erst anfängt, sich die Vergleichsgruppen zu überlegen, wenn ArbN ihr Auskunftsrecht geltend machen, kann man unter (vermeidbaren) Zeit- und Argumentationsdruck geraten. Auch wenn jetzt ein erhöhter (administrativer) Aufwand damit verbunden ist, wird er sich einpendeln, sobald das Entgeltsystem und die dazu gehörigen Prozesse einmal etabliert sind – und dann ist man als Unternehmen auf der deutlich sichereren Seite, was faire und gerechte Entlohnung angeht.

Über die Autorin

Andrea Potz berät als Rechtsanwältin umfassend in allen Bereich des Arbeitsrechts und vertritt Arbeitgeber*innen ebenso vor Gericht und Verwaltungsbehörden. Einer ihrer Beratungsschwerpunkte liegt im Bereich Personalführung, Gleichbehandlung und Diversität, weshalb sie sich auch intensiv mit allen Fragen rund um Entgelttransparenz und deren Umsetzung in Unternehmen auseinandersetzt.   

Über das Unternehmen

CMS Reich‑Rohrwig Hainz ist eine führende Wirtschaftskanzlei in Österreich und Teil des internationalen CMS‑Netzwerks. Im Arbeitsrecht ist die Kanzlei als größte und führende Sozietät auf sämtlichen Gebieten des Individual‑, Kollektiv‑ und europäischen Arbeitsrechts etabliert. Schwerpunkte liegen u.a. in Betriebsverfassung, Gleichbehandlung, Arbeitszeit, Arbeitnehmerdatenschutz sowie der ESG‑konformen Gestaltung von Arbeitsbedingungen und Vergütungsstrukturen.

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